Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công!!!

Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão của CNTT và Internet. Tổ chức sự kiện trực tuyến là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nhưng để tổ chức một event trực tuyến làm sao cho hiệu quả và đo lường hiệu quả tổ chức sự kiện sao cho chính xác là điều trăn trở của nhiều người thực hiện.
Vì vậy, hôm nay mình xin giới thiệu đến các bạn cách chọn kênh tổ chức sự kiện trực tuyến và cách đo lường hiệu quả tổ chức sự kiện.
Trước tiên,  các bạn cần “ chọn kênh thực hiện phù hợp”:
Có 4 cách để tạo sự kiện trực tuyến:
1.Tổ chức sự kiện trên website giới thiệu sản phẩm của chính doanh nghiệp mình
Với hình thức tổ chức  này doanh nghiệp có thể giới thiệu site của mình tới nhiều khách hàng hơn với ít chi phí. Nhưng cũng chưa thực sự hiệu quả bởi tập khách hàng cùng biết đến website của doanh nghiệp là chưa nhiều.
2.Lập một website hoàn toàn mới để thực hiện sự kiện
Với hình thức tổ chức này doanh nghiệp có thể có một trang web hoàn toàn theo ý muốn của mình với những chức năng phục vụ tốt nhất cho ý tưởng về sự kiện.
Ví dụ như Diana thiết kế riêng 1 website cho sự kiện trực tuyến của mình tại site http://www.lamdieuminhyeu.com/

Hình thức quảng cáo này phải đi đôi với một khoản chi phí rất lớn  của doanh nghiệp mà time quảng cáo lại không lâu.
    .
3.Tổ chức sự kiện trên mạng xã hội của doanh nghiệp ( facebook, zing.vn, yume…)
Tổ chức sự kiện trực tuyến qua mạng xã hội trung gian, xây dựng chiến dịch của mình qua các diễn đàn…
Ví dụ tổ chức sự kiện trực tuyến của cucre.vn  qua facebook

    Hình thức tổ chức này sẽ tiết kiệm cho nhà tổ chức một chi phí đáng kể lại tranh thủ được sự kết nối đông đảo từ các cộng đồng có sẵn trên các mạng xã hội đó ( facebook hiện nay đang là mạng xã hội hot nhất và được nhiều người tin dùng nhất)
Mạng xã hội Facebook xây dựng trên nền tảng mở cho phép bạn phát triển khá hoàn thiện các tính năng, ứng dụng theo như mong muốn, thậm chí tùy biến về HTML… để có trang Fan page thu hút nhất có thể.
4.Có thể phối hợp các cách trên để tạo ra hiệu quả cao nhất như mong đợi.

 
Và hiện nay, cùng với chi phí hiệu quả thấp cộng với sức truyền thông cao. Các doanh nghiệp, với các sự kiện trực tuyến thì hầu hết đều chọn các mạng xã hội phát triển như facebook, zingme, các diễn đàn…( tuy nhiên người tổ chức sự kiện trực tuyến cần biết chọn lọc những diễn đàn với những chức năng đem lại sức truyền thông mạnh nhất cho doanh nghiệp…)

Tiếp theo cần cân nhắc đến “đối tượng tham gia sự kiện trực tuyến”
Nếu bạn xây dựng một trang riêng và có một chiến dịch truyền thông đặc biệt để quảng bá cho nó thì bạn có thể chủ động về đối tượng mình muốn tiếp cận, nhưng nếu bạn thực hiện Event trên một trang mạng xã hội thì bạn cần cân nhắc các mạng xã hội có đối tượng người dùng tương thích với mình, vừa lợi công về truyền thông lại tránh gây nhầm lẫn về hình ảnh thương hiệu. Hiện tại các mạng xã hội như Zing Me, Go.vn…, đối tượng chủ yếu nằm ở độ tuổi học sinh, sinh viên, nếu đối tượng của bạn là dân văn phòng chẳng hạn, bạn sẽ cần phải xem xét tìm kiếm các mạng xã hội khác phù hợp hơn, đơn cử như Facebook, hay gần đây là Google +
Những nhân tố đo lường hiệu quả (KPI) một sự kiện trực tuyến
Những sự kiện trực tuyến có một ưu điểm là có thể đo lường một cách khá chính xác các con số theo tiêu chí và mục tiêu đã đặt ra, tạo các survey thăm dò ý kiến, thậm chí lấy được database người tham dự một cách khá dễ dàng thông qua việc cho đăng ký thành viên. Sau đây là một số tiêu chí quan trọng mà bạn có thể dùng để đo lường cho sự kiện của bạn:
- Lưu lượng trang: số lượng người tham dự Event, ngày giờ cao điểm, thấp điểm mà họ ghé thăm sự kiện của bạn

- Thông tin người tham dự: họ đến từ những nguồn nào, thông tin người tham dự, tỷ lệ độ tuổi, giới tính, địa phương…, sở thích, quan điểm của họ về vấn đề nào đó
- Mức độ tương tác của họ đối với Event: Số lượng tác phẩm dự thi, số lượt bầu chọn, số bình luận, số lượt xem tác phẩm…
- Tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate): Chẳng hạn trong số người truy cập vào website của bạn, bao nhiêu % đăng ký chơi game nhận quà, bao nhiêu % đăng ký dùng sản phẩm mẫu, tỷ lệ phản hồi trên lượt xem…                                                 
- Mức độ phát tán thông điệp của bạn, thông qua các Event họ đã chia sẻ, tin họ đã gởi cho bạn bè qua Yahoo Messenger, mạng xã hội…
Các trang như Facebook, Zing Me… cung cấp cho bạn một công cụ quản lý fan page giúp bạn đo lường được những con số này, nhưng chỉ ở mức độ đơn giản, ví dụ số lượng người Like mới hàng ngày, số lượt tương tác, thành phần, độ tuổi khán giả, tỷ lệ phản hồi trên lượt xem… Còn những vấn đề như số lượng tác phẩm dự thi, nguồn giới thiệu truy cập, tỷ lệ chuyển đổi… bạn cần phải phối hợp với các công cụ quản lý trang và công cụ đo lường online như Google Analytics mới thăm dò được.

Công cụ quản lý Fan page của Facebook
Từ những tiêu chí này, bạn có thể đặt ra những mục tiêu cho mình để đo lường mức độ thành công của sự kiện. Vào lần đầu chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến, hoặc tổ chức trên các trang mà bạn chưa quen thuộc, việc đặt mục tiêu cho sát thực tế sẽ tương đối khó khăn. Khi đó bạn nên tham khảo thêm các sự kiện tương tự với sự kiện của bạn đã được những người khác tổ chức trước đó để cân nhắc.
Tuy nhiên, không hẳn là khi bạn tổ chức một Event trực tuyến nào đó rồi thì khi làm Event tương tự bạn cũng có thể “bê nguyên xi” những tiêu chí tương tự. Mức độ tham gia của khán giả vào một sự kiện phụ thuộc nhiều yếu tố: quy mô truyền thông (truyền thông càng rộng, người tham dự càng nhiều), độ khó của cuộc thi (cuộc thi ảnh avatar dễ tham gia hơn thi viết nên sẽ có nhiều tác phẩm dự thi hơn), đối tượng khán giả (tuổi teen hào hứng với các cuộc thi sáng tạo tác phẩm hơn những lứa tuổi lớn hơn). Như vậy, nếu năm ngoái bạn tổ chức một cuộc thi trên Facebook, “câu” được 10,000 fan cho Fan page, năm nay doanh nghiệp của bạn muốn có 30,000 fan cũng bằng một cuộc thi giống y như vậy, bạn phải dựa trên kinh nghiệm tổ chức cuộc thi năm ngoái, đưa ra công thức riêng về tỷ lệ chuyển đổi người được truyền thông/người tham dự để xem mở rộng quy mô truyền thông như thế nào để gặt hái được 30,000 fan. Đó là chưa kể đến những lúc Facebook bị chặn khiến việc truy cập khó khăn hơn thì số người tham gia sẽ giảm đi nữa, nghĩ thôi cũng đủ vỡ đầu 
                                                                                                                            By Phương Xuân